Découvrez la démarche de Qualité de Vie au Travail (QVT) mise en place par Eiko !
Non, la QVT n’est pas réservée aux seules entreprises…
Elle concerne tous les travailleurs, qu’ils soient dans une entreprise privée, une start-up, une organisation publique, ou encore une association. Elle touche les bénévoles autant que les salariés.
Chez Eiko, et en particulier dans l’équipe RH-CHO, en charge du suivi des bénévoles, nous sommes profondément convaincus des bénéfices socio-économiques et environnementaux que la QVT génère dans notre société (bénéfices d’ailleurs largement démontrés dans de nombreuses études). C’est pourquoi nous menons une véritable stratégie de fidélisation de nos membres, dans une démarche d’amélioration continue de la qualité de vie en association (QVA).
Cet article vise 3 objectifs principaux :
- Valoriser les associations engagées dans la qualité de vie au travail,
- Favoriser la diffusion et l’essaimage des meilleures pratiques en la matière,
- Faciliter la progression de cette qualité de vie au sein des associations.
Et pour cela on y détaillera les 6 volets de la QVA chez EIKO :
- Le parcours
- La relation
- L’engagement
- L’équilibre-égalité
- Le travail
- La santé-sécurité
Il convient de préciser certaines particularités d’Eiko. D’une part, c’est une association qui travaille à 100 % en distanciel et qui regroupe des profils très recherchés sur le marché de l’emploi (UI/UX designers, Scrum Masters, Développeurs…). D’autre part, elle dispose d’une équipe RH-CHO (Ressources Humaines & Chief Happiness Officer) composée de bénévoles spécialisés en ressources humaines, en animation ou en amélioration des conditions de travail. Cette équipe est donc dédiée au recrutement et au suivi des bénévoles, ainsi qu’à la mise en place des démarches de QVA.
Comment accompagner les bénévoles tout au long de leur parcours ?
Le soin porté au parcours des bénévoles est essentiel chez Eiko et se traduit par un accompagnement personnalisé dès leur arrivée, et ce, jusqu’à leur départ. Après une phase préalable (questionnaire, échange avec un membre de leur équipe pressentie et un membre de l’équipe RH-CHO, mail d’intégration aux outils et formation éventuelle à ces derniers), un rôle leur est attribué en fonction de leurs compétences, disponibilités et envies. Des mobilités intra ou inter-équipes leur sont proposées au fil du temps, en fonction des avancées des projets ou des situations personnelles. Lorsqu’ils quittent l’association, ils sont conviés à un entretien de débriefing pour souligner leur contribution et porter un regard critique (constructif) sur leur parcours et leur accompagnement.
Comment entretenir la relation entre bénévoles dans une organisation à distance ?
La relation est au centre des attentions, le Président d’Eiko y tient particulièrement. Si les bénévoles travaillent à distance environ 5 heures par semaine, ils échangent 30 à 60 minutes hebdomadaires par visioconférence en équipe pour se coordonner sur le plan d’actions. Des temps de rencontres virtuelles et régulières sont également organisées afin de développer les interactions et la transversalité. On cite tout d’abord le team-building qui propose tous les 2 mois une animation ludique sur Google Meet. Un questionnaire de satisfaction est systématiquement envoyé aux bénévoles pour vérifier que ce temps remplisse bien ses objectifs. On cite ensuite la pause-café, un temps d’échange informel initié chaque semaine sur Discord pour papoter. De plus, une équipe de facilitateurs intervient en soutien des équipes projets et améliore la communication avec les équipes supports. L’ensemble de ces initiatives sont concrétisées par des rencontres ponctuelles en présentiel qui renforcent depuis quelques mois la dynamique relationnelle d’Eiko.
Comment accueillir, fidéliser et engager les bénévoles ?
Si la relation est centrale, l’engagement est incontournable pour le bon fonctionnement d’une association. C’est pourquoi un livret d’accueil d’Eiko (qui répertorie son histoire, sa vocation et sa structuration) et une charte d’engagement (déclinant ses valeurs : engagement, bienveillance, entraide, partage, convivialité, intégrité) sont remis au nouvel arrivant. Ces valeurs s’incarnent en toutes circonstances et instances de l’association, et notamment lors des réunions mensuelles, au cours desquelles sont présentées les nouvelles recrues, les avancées des équipes, consolidant ainsi la culture d’Eiko au fil des séances. Le Président promeut par ailleurs une gouvernance partagée et soutient une approche participative, dans les assemblées générales et les groupes de travail, renforçant l’engagement de ses membres.
Comment garantir un bon équilibre vie associative – vie personnelle ?
Si l’engagement des bénévoles chez Eiko compte énormément, il convient de veiller à ce qu’un équilibre s’établisse et s’ajuste entre les contraintes collectives et les contraintes individuelles, afin de pérenniser l’association et l’épanouissement de tous. Il s’agit pour cela de :
- Bien évaluer la charge de travail grâce à des outils de suivi de projets et de répartition des responsabilités.
- Recruter suffisamment de personnes en accueillant une diversité de profils qui se complèteront et développeront l’intelligence collective d’Eiko. Ainsi, mineur ou étudiant peu expérimenté, retraité, chômeur, entrepreneur, salarié, autodidacte, diplômé, handicapé, étranger, résident en France ou ailleurs, tous se verront, sans discrimination, invités aux processus de recrutement.
- Faciliter l’organisation du travail à distance, qui favorise à la fois cette diversité de profils et la convergence de leurs actions.
- Développer une attitude bienveillante et des outils aidants (tableau de répartition des tâches, comptes rendus de réunions, replays des évènements en ligne, etc.) qui permettent de tenir compte des contraintes personnelles. Chacun peut trouver le temps adapté et la charge peut être répartie en fonction des disponibilités de chacun. Respecter la vie privée des différents membres et laisser la liberté à chacun de s’organiser comme il le souhaite est l’une de nos priorités.
Comment cadrer le travail à distance et garantir un modèle flexible bien que performant ?
Cet équilibre résulte souvent d’un effort de cadrage du travail. C’est pourquoi Eiko s’est attaché à :
- Définir les rôles, métiers et projets existant dans l’association sur des documents accessibles à chaque bénévole.
- S’assurer que les besoins en recrutement soient précisément définis par chaque responsable d’équipe afin de placer les bonnes personnes au bon endroit.
- Déployer une méthodologie agile garantie par la présence d’un Scrum master dans chaque équipe projet.
- Désigner un référent pour chaque équipe afin de la guider au mieux dans sa progression.
- S’appuyer sur des logiciels adaptés aux besoins de chacun, accompagnés de tutoriels d’utilisation pour en favoriser la prise en main.
- Créer un board d’équipe (tableau de répartition et de suivi des tâches).
Comment porter une attention particulière à la santé-sécurité des bénévoles ?
Enfin, c’est au quotidien qu’Eiko veille à la santé-sécurité de ses bénévoles en se mettant régulièrement et activement à leur écoute, et en assurant une veille juridique, sociale et financière, grâce à la constitution d’équipes d’experts.
En résumé, on mise tout sur l’humain…
Vous l’aurez compris, l’association Eiko tient à garantir un cadre bienveillant, chaleureux et efficace à l’ensemble de ses bénévoles. Le travail fourni par l’équipe RH-CHO, dédiée à la QVA, est colossal mais c’est à l’ensemble de nos membres que nous devons cette organisation. Chaque année, un sondage est réalisé auprès d’eux, les questionnant sur ce qui leur plaît et ce qui leur manque. Nous offrons ainsi la possibilité à chacun de s’exprimer et de participer à la construction de l’association de façon anonyme et collective. Les actions et les documents réalisés depuis la création de l’équipe RH-CHO ne sont que des réponses aux besoins exprimés par les bénévoles eux-mêmes.
Eiko est une association militant pour un monde plus juste. Elle développe des projets ayant vocation à accompagner l’utilisateur dans une démarche de responsabilité écologique et sociale. Il nous semble donc essentiel de construire une organisation, elle-même respectueuse et bienveillante avant toute chose.
En entreprise comme en association, la QVT est un enjeu majeur de performance et de bien-être de l’individu. Notre volonté aujourd’hui est de prouver, par des arguments concrets, qu’il est non seulement possible, mais aussi nécessaire, de replacer l’humain au cœur de l’activité, qu’elle soit salariée ou non, à temps plein ou non.
Aujourd’hui, il reste encore à faire, mais chez Eiko nous pouvons d’ores et déjà nous féliciter d’avoir mis en place en quelques mois une véritable démarche QVT adaptée à l’association : la QVA d’EIKO. Nous avons déjà eu le plaisir d’essaimer nos pratiques chez 2 autres associations. Alors, qui seront les prochaines ?!…